O Código Civil, no
artigo 1.072, determina que somente as empresas com número de sócios superior a
10 registrem em ata as deliberações tomadas em assembleias e reuniões.
Estabelecendo, inclusive regras para a convocação das mesmas, mediante
publicações por prazos preestabelecidos em órgão oficiais e jornais de grande
circulação. Há inclusive um padrão de ata a ser aprovada no final do encontro,
que deve ser respeitada para dirimir qualquer dúvida posterior em relação ao que
foi decidido.
A despeito de essa
exigência padronizar mecanismos de deliberação em empresas complexas, onde há
muitos interesses em jogo, que precisam ser tratados com transparência, não
implica em sua não utilização em casos mais simples, de pequena ou média empresa
com apenas dois sócios, por exemplo. Porque as reuniões, bem como suas
respectivas atas, podem ser universalizadas, independente do tamanho do
empreendimento e de suas particularidades de poder
decisório.
A tese em defesa
de reuniões e atas está na formalização de encontros diretivos com a finalidade
de pensar a empresa e planejar seu amanhã de forma sistemática, tranquila e
duradoura. Isso faz com que não haja surpresas em relação a desencontro de
opiniões para a tomada de uma determinada decisão emergencial, por exemplo,
quando há entendimento excludente sobre o que precisa ser feito sobre uma mesma
questão.
Porque nem sempre
os sócios vêm da mesma maneira as prioridades. O que pode ser importante para
um, pode não ser para o outro. Se isso for discutido com antecedência, as
arestas são eliminadas e se chega a um entendimento. No entanto, a situação se
complica sobremaneira quando a diferença de visão vem à tona somente quando a
decisão não pode ser mais postergada ou ignorada sob o risco de colocar a
empresa em situação de vulnerabilidade.
Em síntese, as
reuniões, além de aproximar os sócios e unificar pontos de vistas, quando
realizadas rotineiramente, permitem um planejamento mais seguro da empresa e
todos têm a oportunidade de expor o que pensam sobre o negócio e suas
expectativas futuras. Mantida a periodicidade desses acontecimentos, a empresa
só tem a ganhar, porque se verá cada dia mais fortalecida em seus propósitos e
na fé de seus proprietários sobre seus investimentos, já que o pensamento
estratégico se mantém vivo e oxigenado permanentemente.
O efeito dessa
mudança de postura é de cascata. Com a direção harmonizada, os colaboradores
também se sentem seguros para o trabalho em busca dos resultados estabelecidos.
A clareza nas relações e a ênfase na competência e realização de cada um dos
envolvidos na estrutura é a base para que o empreendimento avance com segurança
em um mercado onde apenas os mais eficientes sobrevivem.
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Ata de
assembleia/reunião de sócios
Empresa Modelo
Ltda
NIRE
CNPJ
DATA/HORA e LOCAL –
Aos 15 de dezembro de 2012, às 16 horas, na sede da empresa, Rua XV de Novembro,
200, Bairro Industrial, São Paulo, CEP 11111111. PRESENTES: João X e José Y,
além dos convidados Sicrano e Beltrano. ORDEM DO DIA: tomar as contas dos
administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultados
econômicos. DELIBERAÇÃO: Após leitura dos documentos mencionados na ordem do
dia, que foram colocados à disposição de todos os sócios e participantes, os
resultados foram analisados e discutidos. Logo em seguida houve a votação e
aprovação sem reservas e restrições. ENCERRAMENTO E APROVAÇÃO DA ATA. Terminado
os trabalhos, inexistindo quaisquer outras manifestações, lavrou-se a presente
ata que, lida, aprovada e assinada por todos os sócios:
João X
___________________________________
Assinatura
José Y
____________________________________
Assinatura
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Fonte: http://www.jccontabilidade.com.br/
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