1 - Contabilize primeiro as apropriações, reconhecendo a despesa e a obrigação a pagar. Ou seja, contabilize os PROVENTOS ou valores que os funcionários têm para receber tais como, Salários, Horas Extras, Adicionais, salário Família, Férias, Alimentação, etc..... Para isto DEBITE as contas de Resultado individualmente e CREDITE a Folha de Pagamento, por exemplo;
D - Salários (CR)
D - Férias de Empregados (CR)
D - Salário Família (CR)
C - Folha de Pagamento (PC)
2 -O Salário Família é um PROVENTO, todavia não se trata de uma despesa da empresa, haja vista que é reembolsado pela Previdência Social uma vez que descontamos da Guia do INSS. Assim, se inicialmente lançamos a débitos de despesas e a crédito da Folha de Pagamento, temos que ajustar o fato contábil efetuando o seguinte lançamento;
D - INSS a Pagar (PC)
C - Salário Família (CR)
3 - Agora vamos contabilizar as retenções ou DESCONTOS. Basicamente existem dois tipos de descontos. Os que significam perda parcial de direitos, como as Faltas, (por exemplo) e os que se transformam em valores a pagar ou créditos de terceiros, como os impostos, adiantamentos, pensão alimentícia e etc.
Para os primeiros há em geral uma recuperação de despesas e para os últimos uma simples diminuição da total da Folha de Pagamento. Na prática fica assim;
D - Folha de Pagamento (PC)
C - Salários (CR)
4 - Como foi dito acima, além do desconto das faltas não justificadas, dos adiantamentos (vales) e outros autorizados pelo empregado, temos o desconto (obrigatório) dos encargos incidentes sobre os Proventos, ou seja, o INSS e o IRRF. Estes encargos não são despesas da empresa pois foram descontados dos funcionários, mas a empresa é responsável pelo recolhimento . Os lançamentos ficam assim;
D - Folha de Pagamento (PC)
C - INSS a pagar (PC)
C - Adiantamentos a Funcionários (AC)
C - Fulana de Tal (Pensão Alimentícia) (PC)
5 - Até então contabilizamos a Folha de Pagamento em si, com base nos valores nela contidos. A seguir, vamos contabilizar os reflexos da Folha, ou seja, os encargos gerados pela folha cujo ônus é da empresa. Estamos falando dos encargos sociais e financeiros que ficam por conta da empresa, tais como INSS,FGTS, Transporte, alimentação e etc. Os lançamentos ficam assim;
D - FGTS (CR)
D - INSS (CR)
C - INSS a Pagar (PC)
C - FGTS a Pagar (PC)
6 - Finalmente, pelo pagamento dos salários, férias, décimo terceiro salário, encargos, créditos de terceiros e etc.. deve ser "zeradas" as contas que indicavam saldo a pagar e diminuídos os saldos do Caixa ou Banco.
D - Folha de Pagamento (PC)
D - INSS a Pagar (PC)
D - Fulana de Tal (Pensão Alimentícia) PC
C - Caixa ou Banco
7 - Falta agora apenas o reconhecimento de despesas e encargos já incorridos no mês. Para isto em obediência ao Regime de Competência vamos contabilizar a provisão para Férias e Décimo Terceiro Salários a razão de 1/12 avos ao mês. O mesmo deve ser feito em relação aos encargos (INS e FGTS) incidentes sobre estes dois Proventos. Os lançamentos ficariam assim;
D - Férias de Empregados (CR)
D - Décimo Terceiro Salários (CR)
D - INSS (CR)
C - Provisão para Férias
C - Provisão para 13º Salários
C - Provisão para INSS s/ Férias e 13º Salários
OBS
- Por ocasião do pagamento das Férias e ou do 13º Salários, se deve dar baixa da provisão pelo débito na respectiva conta.
- Todos os lançamentos devem ser feitos individualmente, isto é, um para cada conta, ainda que nos exemplos tenha sido demonstrada apenas uma conta.
- Os casos não abrangidos nos exemplos, certamente fugiram a memória, no entanto não fogem as regras aqui expostas.
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